O planejamento de orçamento é um item que deve ser analisado cuidadosamente. Apesar de muitos condomínios diluírem a arrecadação de custos importantes de final de ano, como dissídio dos funcionários e décimo terceiro salário, pode ser que o montante guardado para esse fim tenha sido gasto com um imprevisto ao longo do ano.
Por isso, é de suma importância que se faça uma análise minuciosa do que se tem em caixa e dos custos enfrentados até dezembro.
Além dos já citados dissídio dos funcionários – nas áreas onde o reajuste ainda não foi aplicado – e do décimo terceiro salário, deve-se também considerar gastos com uma possível decoração natalina, além de alguma gratificação para funcionários e/ou fornecedores.
Caso o que esteja provisionado não seja suficiente para cobrir os gastos, o ideal é convocar uma assembleia para aprovação de um rateio extra até dezembro. Dessa forma, o valor acrescido na cota condominial é diluído e, assim, evita-se uma possível inadimplência.
E como a inadimplência em janeiro costuma aumentar, uma forma de tentar contornar a situação é programar a emissão do boleto de cobrança de janeiro para até o dia 12 ou 13 de dezembro. Assim, o condômino já pode pagar ou programar o pagamento da sua taxa antes de viajar no final do ano.
Dependendo do perfil do condomínio, deve-se provisionar dinheiro para gastos extras em dezembro e janeiro, como monitores para entreter as crianças em férias ou um reforço na segurança, caso o local fique muito vazio ou extremamente movimentado no período.
A assembleia de aprovação de contas do ano e previsão orçamentária é feita geralmente ou no final ou no começo do ano. Por isso, quanto antes o síndico começar os preparativos para a reunião, melhor. Sua administradora pode apoiá-lo, projetando as despesas para o próximo ano.
O ideal é que o conselho acompanhe os gastos do condomínio mensalmente. Caso isso não esteja ocorrendo, uma reunião do grupo de planejamento o mais breve possível permite que qualquer dúvida seja sanada com antecedência, evitando dúvidas e problemas de última hora.