Um dos maiores desafios do síndico é fechar o orçamento do mês sem deixar o condomínio ficar no vermelho, não é mesmo? Sabendo que, muitas vezes, a única receita é a contribuição mensal dos condôminos, essa tarefa fica ainda mais difícil, já que, nem sempre, a taxa do condomínio é paga em dia.
Planejamento é fundamental para preservar a saúde financeira do condomínio e, para te ajudar com isso, separamos 5 dicas de como manter as finanças em dia:
1 – Registre todas as despesas no orçamento
Saber mexer com planilhas é essencial para um bom gestor. Cada centavo que sair do caixa do condomínio deve constar nelas, desde as quantias mais altas até os itens mais baratos. Procure ser o mais descritivo possível. Ao invés de anotar genericamente “gastos com material de limpeza”, detalhe os itens. Além de ser mais transparente na prestação de contas, isso serve para monitorar onde exatamente o dinheiro foi usado.
2 – Evite gastos desnecessários
Água e energia das áreas comuns são gastos que podem ser reduzidos por meio da conscientização dos funcionários e moradores. Além disso, faça pelo menos três orçamentos antes de contratar um serviço ou adquirir algum bem para o condomínio, pois, se isso não for bem planejado, pode gerar um gasto desnecessário no futuro.
3 – Reduza as horas extras dos funcionários
Um dos maiores vilões das finanças de um condomínio são as horas extras de funcionários. Elas são responsáveis pela maior fatia dos gastos da conta ordinária do condomínio: de 50% a 60%. É preciso fazer um quadro de funcionários adequado, equilibrando segurança e economia. Uma revisão da folha de pagamento com as devidas adequações e cortes de horas extras e folgas trabalhadas poderá proporcionar uma redução de 15% no item salários e encargos, o que pode gerar uma economia de aproximadamente 7% no custo total.
A orientação final para melhor otimização do quadro de funcionários é: organização de tarefas, gerenciamento do tempo e treinamento e reciclagem dos funcionários para que, além de cumprir bem com suas atividades dentro do horário de trabalho, também saibam lidar com desperdício de água, energia elétrica e produtos de limpeza e piscina, o que refletirá em economia.
4 – Cobre os inadimplentes
O síndico deve ter o controle rigoroso de quem paga e não paga a cota condominial, uma vez que ela é, quase sempre, a única fonte de receita do condomínio e, portanto, qualquer baixa nesse valor faz muita diferença no orçamento. Os débitos devem ser cobrados o quanto antes para impedir o acúmulo de dívidas. A negociação amigável e o parcelamento, quando acordados mutuamente, são alternativas a se pensar para evitar um desgaste na Justiça.
5 – Utilize a tecnologia a seu favor para enxugar o orçamento
Pode-se utilizar aplicativos para controle financeiro e otimizar processos, economizando tempo e dinheiro. Outra forma de usar a tecnologia no condomínio é através de uma portaria virtual, que permite a substituição do porteiro por um sistema de monitoramento à distância. Assim, corta-se o gasto com a folha salarial e com outras questões trabalhistas.